SANGATTA – Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Kutai Timur (Kutim) resmi menyerahkan 247 berkas arsip statis dokumen kelembagaan periode 2000–2007 kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kutim, Rabu (26/8/2026). Langkah ini menjadi tonggak penting dalam penguatan tata kelola kearsipan sekaligus percepatan transisi menuju sistem administrasi berbasis digital.
Proses akuisisi arsip yang berlangsung di Ruang Hearing Sekretariat DPRD Kutim tersebut dihadiri langsung oleh Sekretaris DPRD Kutim Jainuddin, SE, MM, dan Kepala Dispusip Kutim Ayub, SE, M.Si, beserta jajaran pejabat struktural dari kedua lembaga.
Sekretaris DPRD Kutim, Jainuddin, menyatakan bahwa akuisisi ini merupakan momentum krusial untuk melakukan pembenahan total terhadap manajemen kearsipan di lingkungan legislatif agar sepenuhnya sejalan dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).
“Arsip bukan sekadar dokumen administratif masa lalu, melainkan rekam jejak otentik atas pelaksanaan tugas dan kinerja lembaga. Penataan ini penting dilakukan untuk menjamin kepastian informasi, akuntabilitas, dan keamanan dokumen negara,” ujar Jainuddin di Sangatta, Rabu (26/8/2026).
Sebagai langkah konkret menghadapi era modernisasi birokrasi, Jainuddin menegaskan komitmennya untuk memperkuat sarana dan prasarana pendukung, termasuk melakukan migrasi pengelolaan dokumen dari sistem fisik ke digital. Salah satu inovasi yang tengah matang disiapkan adalah pengembangan platform integrasi kearsipan daerah.
“Kami sedang mengembangkan sistem penyimpanan arsip digital melalui aplikasi SAPA DEWAN. Platform ini nantinya tidak hanya mencakup dokumen internal Sekretariat, tetapi juga mengintegrasikan seluruh dokumentasi kegiatan taktis Pimpinan dan Anggota DPRD Kutim,” kata Jainuddin menambahkan.
Di tempat yang sama, Kepala Dispusip Kutim, Ayub, memberikan apresiasi tinggi atas langkah proaktif yang ditunjukkan oleh Sekretariat DPRD Kutim. Menurutnya, kesadaran kelembagaan dalam menyelamatkan arsip statis merupakan kunci dalam menjaga memori kolektif daerah.
“Pengelolaan arsip di era modern memang harus diarahkan pada digitalisasi di samping pengamanan dokumen fisik. Hal ini krusial untuk menjamin kecepatan, ketepatan, dan efisiensi pencarian data. Kami berkomitmen memberikan pendampingan penuh untuk Sekretariat DPRD,” tutur Ayub.
Sebagai informasi, 247 arsip statis yang dialihkan pengelolaannya kepada Dispusip selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) ini mencakup dokumen vital daerah. Di antaranya adalah dokumen Raperda, RAPBD, LPJ, LKPJ, DASK, Rencana Strategis (Renstra), APBD, data statistik desa, hingga dokumen program pembangunan daerah dalam kurun waktu tujuh tahun pertama pasca-pembentukan Kabupaten Kutai Timur.
Melalui sinergi ini, Sekretariat DPRD Kutim menargetkan terciptanya sistem pengelolaan administrasi yang tidak hanya aman dan tertata secara hukum, tetapi juga adaptif terhadap perkembangan teknologi kearsipan nasional.(*)
